La Psicología de la Gestión del Tiempo y 5 Estrategias

¿Sientes que no tienes suficiente tiempo para hacer todo? Es natural que la gente piense: «Si tuviera más tiempo, o si pudiera hacer menos, o si pudiera darme prisa, no sería un problema». Porque el tiempo es una «cosa» que todos tenemos en la misma cantidad. Independientemente de la riqueza o el estatus, la diferencia es cuánto espera (o exige) cada uno de nosotros en un período de tiempo determinado. Como el tiempo en sí no se puede gestionar, depende de lo que hagas dentro del tiempo asignado (gestión del comportamiento), y aquí es donde entra en juego la psicología. Una variedad de fenómenos psicológicos trabajan juntos para socavar nuestra sensación de logro y satisfacción con la gestión del tiempo.

Tenga cuidado con el sesgo de finalización de tareas

Consideremos primero el gran número de comportamientos posibles en un horizonte temporal hipotético. Tenemos listas de cosas por hacer hipotéticamente grandes que deben hacerse ahora, pronto o en algún momento en el futuro. ¿Qué problema quieres resolver primero? Las tareas más pequeñas y sencillas probablemente se convertirán en las más importantes. Después de todo, es posible que puedas completar algunas tareas de tu lista en un período de tiempo relativamente corto, así que ¿por qué no dejar de lado esas tareas?

Los psicólogos llaman a esta tendencia sesgo de finalización de tareas. Las tareas inconclusas crean malestar psicológico, mientras que completarlas brinda alivio, junto con una sensación de logro y un pequeño impulso de neurotransmisores que actúa como refuerzo. Es como rascar un billete de lotería instantáneo y ganar un pequeño premio: no cambiará tu vida, pero te traerá una felicidad temporal. Entonces, ¿cuál es la desventaja de empezar poco a poco?

Se ha escrito mucho sobre la avalancha de correos electrónicos, mensajes de texto y otros mensajes instantáneos que la mayoría de las personas que trabajan en una oficina experimentan todos los días. Responder mensajes es sólo un ejemplo de una pequeña tarea que puede parecer necesaria, pero que es una tarea común y de nunca acabar. Cuando priorizas tareas pequeñas, las tareas más grandes se posponen, a veces de forma indefinida si no hay plazos. Las tareas pequeñas a menudo parecen urgentes y captan su atención, pero las tareas más grandes suelen ser las más importantes para su éxito y satisfacción (aunque menos urgentes hasta que se acerca una fecha límite).

El resultado es que a menudo no logramos alcanzar los objetivos que están más alineados con nuestros valores y nuestro sentido de trabajo (y reconocimiento) significativo. Atrapados en la rutina del sesgo de finalización de tareas, cuando se acercan los plazos para tareas más grandes y complejas, nos sentimos cada vez más estresados ​​y sentimos que nunca hay suficiente tiempo.

El enemigo de la multitarea y el trabajo profundo

Los aspectos más importantes de nuestro trabajo a menudo requieren atención o pensamiento sostenido, lo que los psicólogos llaman trabajo profundo. Sin embargo, cuando hay demasiado que hacer, es fácil caer en la tentación de realizar múltiples tareas. Desafortunadamente, un creciente conjunto de investigaciones muestra consistentemente que la multitarea conduce a la ineficiencia y a un aumento del estrés. Quizás lo más inquietante es que realizar múltiples tareas con frecuencia y concentrarse en tareas pequeñas entrena al cerebro para funcionar en consecuencia, lo que hace que el trabajo profundo sea más difícil con el tiempo.

Introduzca la falacia de la planificación

Además del sesgo de finalización de tareas y la multitarea, otros factores psicológicos pueden socavar la priorización y la finalización exitosa de nuestras tareas importantes. Una es que los humanos tendemos a ser demasiado optimistas al estimar cuánto tiempo necesitamos dedicar a hacer algo y cuánto tiempo llevará una tarea, un fenómeno que los psicólogos llaman falacia de la planificación.

¿Cuántas horas necesitas para realizar el trabajo? Una posible respuesta es «8 horas». Sin embargo, sabemos por experiencia que habrá interrupciones, distracciones, descansos necesarios y más. ¿Cuánto de su tiempo de trabajo real disponible está disponible para sus prioridades? Cualquiera que sea su respuesta, probablemente esté siendo demasiado generoso. Una razón es que tendemos a subestimar los factores improductivos que acabamos de mencionar, así como las tareas y problemas inesperados que surgen a lo largo del día. Por la misma razón, tendemos a subestimar cuánto tiempo llevará completar algo.

¿Qué puedes hacer?

1. Comience cada día articulando lo que es realmente importante lograr ese día. Pregúntese: «Si sólo pudiera hacer una cosa hoy, ¿qué debería ser?» ¿Cómo define «importante» en este contexto? Considere definiciones no tradicionales, como «más significativo a nivel personal o profesional», o «más probable que traiga alivio o reduzca la ansiedad», o «tiene el mayor o más duradero impacto».
2. Divida las tareas más grandes en pasos claros y alcanzables. En lugar de planificar tiempo para “trabajar en algo”, designe una meta que pueda estar seguro de alcanzar. De esta manera, puede utilizar el sesgo de finalización de tareas a su favor. Recompénsese por completar los pasos cada día.
3. Evite la tentación de realizar múltiples tareas y evite las distracciones y el sesgo en la finalización de tareas. Programe y proteja franjas horarias reservadas para trabajos profundos específicos y varíe su entorno para minimizar interrupciones e interrupciones. Esto podría incluir colocar un letrero en su puerta o cubículo, ponerse auriculares y configurar respuestas automáticas para indicar cuándo otros pueden esperar una respuesta a sus mensajes.
4. Combatir la falacia de la planificación. Calcule cuánto tiempo tiene hoy para completar una tarea determinada y cuánto tiempo le llevará. Luego reduzca a la mitad la primera estimación y duplique la segunda estimación. Estas estimaciones revisadas parecen menos realistas, pero le permiten realizar un seguimiento de su experiencia real a lo largo del día y compararla. Otra estrategia fructífera es imaginar a un colega con la misma tarea asignada y realizar ambas estimaciones para otra persona. Puede que todavía sean demasiado optimistas, pero tienden a ser menos optimistas que las estimaciones personales.
5. Anticipar interferencias y retrasos y desarrollar respuestas conductuales simples. Los psicólogos llaman a estos pequeños planes intenciones de implementación y son muy eficaces para promover el logro de objetivos. Por ejemplo, «Si un compañero de trabajo interrumpe mi tiempo programado para trabajar en mis tareas prioritarias, le explicaré y me pediré que fijemos un tiempo para volver a cualquier problema que tenga». O «Mientras uso X, giraré Apagar el dispositivo Notificar y no revisar mensajes.»

Finalmente, la gestión del tiempo no es un problema de «todo o nada» o de una única estrategia mágica que deba resolverse. Más bien, como el resto de nuestros comportamientos y experiencias de vida, es un dilema continuo que debe gestionarse. El proceso comienza con una mayor conciencia de sus propias tendencias y experimentando con lo que funciona mejor para usted. Con suerte, algunos de los fenómenos y estrategias psicológicos que se presentan aquí le proporcionarán un punto de partida productivo en su camino de desarrollo profesional en la gestión del tiempo.